Organizzare lo smart working e lavorare da casa senza stress • Cristina Pedretti Coaching
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Organizzare lo smart working e lavorare da casa senza stress: la sfida del team femminile di SQS Italian Branch

Era il dicembre 2019 quando Giulia Catanzaro di SQS Italian Branch mi ha contattata su indicazione del Direttore Antonio Lucchini per avviare un progetto formativo rivolto al suo team di lavoro.
Ricordo ancora quando Antonio, che avevo conosciuto qualche mese prima ad un convegno sulla Business Continuity, anticipandomi la richiesta che avrei ricevuto mi disse “Cristina, ti seguo su Linkedin e vedo che aiuti le donne… Beh, credo tu sia la persona giusta per il mio team!”

Autonomia e organizzazione, comunicazione efficace tra donne, autorevolezza nella relazione con i collaboratori di sesso maschile, work-life balance: se vuoi sapere come ho aiutato Lucchini e le sue collaboratrici a raggiungere questi obiettivi, continua a leggere.


SOMMARIO


Dall’allenare l’autonomia al cavalcare l’incertezza pandemica: come il Covid ha impattato sul progetto spingendo il team allo smart working

L’esigenza iniziale di Lucchini era quella di aiutare le sue collaboratrici a migliorare le dinamiche di relazione nell’ufficio di Milano, accrescendo al contempo l’autorevolezza del gruppo di lavoro nei confronti degli auditor e collaboratori esterni e acquisendo progressiva autonomia. Aveva inoltre la necessità di delegare a Giulia e colleghe non solo task operativi ma vere e proprie responsabilità per potersi sfilare dalla necessità del presidio fisico della sede. 

I risultati attesi possono essere così sintetizzati: 

  • consolidamento delle abilità comunicative e relazionali per una miglior collaborazione interna al team e con colleghi/collaboratori esterni;
  • miglioramento dei processi operativi quotidiani: ottimizzazione dei tempi di lavoro per lo svolgimento delle procedure standardizzate richieste dalla sede centrale; 
  • acquisizione da parte del team di un senso di auto-efficacia, autonomia e responsabilità;
  • sviluppo di un equilibrio tra la dimensione personale e quella lavorativa, nel rispetto dei bisogni individuali e delle esigenze aziendali.

La mia proposta a quel punto non è stata un programma di formazione ma un percorso personalizzato di team coaching.

Il lavoro con il gruppo era stato inizialmente pianificato in 6 incontri in presenza da mezza giornata, con ricorrenza quindicinale. 

Le attività sono state avviate in presenza il 16 gennaio e si sono concluse in FAD a fine luglio 2020, dal momento che dopo i primi 3 appuntamenti è stato necessario cambiare la modalità di svolgimento degli incontri per via dell’emergenza pandemica. A quel punto, infatti, il percorso del team si è arricchito di un’ ulteriore sfida: quella di organizzare lo smart working e il lavoro da casa

Donne, lavoro e work-life balance: come allineare bisogni differenti al raggiungimento di obiettivi comuni

Il gruppo, pur se ridotto in termini numerici (inizialmente contava 6 persone) presentava una discreta eterogeneità in termini di età, ruoli ed esperienze professionali.

Questo ha immediatamente portato alla luce bisogni differenti in termini motivazionali, relazionali e di organizzazione pratica del lavoro e del work-life balance.

Le aspettative delle partecipanti rispetto al progetto di coaching erano molto elevate e toccavano aspetti legati alla produttività e valorizzazione professionale ma anche esigenze più personali come la consapevolezza di sé e lo sviluppo dell’auto-efficacia.

Non da ultimo il desiderio delle professioniste di arrivare ad un maggior livello di comprensione reciproca per poter creare un team sinergico in cui massimizzare attitudini e competenze di ciascuna. 

L’ entusiasmo espresso per l’iniziativa ed il rapporto di fiducia e partnership che si è creato tra me e il team fin dal primo incontro hanno contribuito in larga parte alla sua riuscita, specie nel delicato momento di rottura e discontinuità a più livelli generato dall’emergenza Covid e nella successiva necessità di organizzazione del lavoro in modalità smart working.

Le soft-skills su cui le partecipanti hanno dichiarato di avere maggiormente bisogno di un supporto prima dell’avvio del percorso erano la capacità di comunicare in modo efficace e assertivo e la conciliazione vita-lavoro.

Tre di loro erano infatti madri impegnate in situazioni di accudimento differenti. 


A livello individuale ciascuna ha tratto dal percorso dei benefici in termini personali e professionali. Nel corpo di questo articolo trovi infatti le video testimonianze individuali di 4 delle partecipanti e in coda l’intervista di gruppo.

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Come lavorare da casa in smart working in modo efficace mantenendo un sano equilibrio personale

Questa è la sfida inaspettata che il team ha dovuto affrontare a seguito del primo lockdown Covid del marzo 2020: un propulsore per l’obiettivo di autonomia indicato dal Direttore. 

Il lavoro precedente sulla conoscenza reciproca è stato di supporto per affrontare al meglio questa nuova fase. Per far fronte all’isolamento di alcune di loro, le ragazze hanno infatti cominciato a programmare call quotidiane per condividere la pausa caffé e per allinearsi sullo svolgimento delle pratiche e la progressione del lavoro

Marta, ad esempio, che era abituata a non interrompere il flusso di lavoro per prendersi delle pause di ricarica, ha imparato ad adottare questa nuova abitudine fin dall’inizio del percorso e si è impegnata a mantenerla anche quando il lockdown l’ha bloccata a casa, comprendendo quanto la sua produttività ed equilibrio personale beneficiassero di questo cambio di abitudini.

Il lockdown ha rappresentato per tutte loro un momento di rottura degli equilibri familiari e professionali. 

Dopo un primo momento di smarrimento, Giulia, Marta, Barbara e Anna si sono aggrappate al percorso come ad una scialuppa di salvataggio e hanno saputo via via far fronte all’incertezza globale sviluppando un grande senso di responsabilità e condivisione ed un nuovo approccio più flessibile al cambiamento.

Questo ha permesso ad Anna, che sul finire del percorso ha comunicato al team la sua seconda maternità, di distaccarsi in maniera progressiva e serena dal gruppo nei mesi successivi, consapevole del proprio valore e certa di continuare a dare e ricevere supporto dalle colleghe.

Risultati del progetto in sintesi

L’ evoluzione è stata apprezzata con grande soddisfazione da Lucchini, che al termine del progetto si è sentito sereno nel delegare a Giulia e al suo team la responsabilità dell’ufficio, avendo rilevato un evidente miglioramento nella capacità organizzativa delle collaboratrici e nel loro modo di relazionarsi con maggior efficacia sia internamente che all’esterno del gruppo di lavoro.

Nel questionario sottoposto al termine del percorso le aree in cui le partecipanti ritengono di aver compiuto i maggiori progressi sono state la capacità di gestire il proprio stato nelle situazioni stressogene e quella di comunicare in modo più trasparente ed efficace. 

È stato bellissimo leggere, in uno dei loro messaggi scritti al termine dell’esperienza insieme, questo feedback “All’inizio del percorso eravamo due uffici da tre persone. Ora riusciamo a fare squadra, a sostenerci e a trovare soluzioni a problemi sia lavorativi che personali”

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SQS Italian Branch è la sede italiana di SQS – Associazione Svizzera per Sistemi di Qualità e di Management – associazione non profit, neutrale e indipendente, con sede a Berna, leader svizzero nel settore dei servizi di certificazione e valutazione, membro fondatore di IQNet e presente nei diversi tavoli tecnici dei comitati ISO. SQS Italian Branch opera a livello nazionale e internazionale, per aziende di ogni dimensione e settore.

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