Organizzare il tempo per aumentare la produttività in azienda • Cristina Pedretti - Coaching, formazione, consulenza
aumentare produttività in azienda

Organizzare il tempo per aumentare la produttività in azienda

Organizzare il tempo all’interno della propria azienda in modo efficace è una delle sfide che i/le titolari di PMI affrontano con grande difficoltà, ma che si rivela strategica per aumentare la produttività aziendale. Per questo molt* di loro mi chiedono aiuto per progettare percorsi mirati di formazione aziendale e coaching al personale.

Una buona capacità di gestione dell’agenda è infatti il punto di partenza ideale per scardinare metodi di lavoro obsoleti e migliorare la produttività delle persone e delle organizzazioni. Un percorso formativo centrato sull’organizzazione del tempo può inoltre favorire un clima lavorativo più sereno e portare benefici al work-life balance di tutti gli attori coinvolti.

In questo articolo descriverò quindi, a partire da alcuni casi di successo che ho seguito, i principali passaggi di mindset e strategie che ti permetteranno di aumentare la tua  produttività e quella de* tu* collaborator*.


SOMMARIO


La banca del tempo: un concetto chiave per aumentare la produttività

Nella nostra quotidianità proviamo spesso la sensazione di essere alle prese con una gara di corsa, basata sulla regola del sacrificio: dedicarsi principalmente ad impegni, call, riunioni, commissioni, figli da accompagnare, genitori da assistere senza avere momenti per sé, pare l’unica strada possibile per “far quadrare le cose”.

I ruoli di vita si accavallano, veniamo schiacciati dalla frenesia di urgenze e imprevisti e continuiamo la nostra corsa con la sensazione che le giornate ci sfuggano dalle mani. 

Immagina di avere un conto in banca sul quale ogni mattina vengono accreditati 86.400€. Ogni sera la banca cancella da quello stesso conto qualsiasi cifra tu non sia riuscito a spendere durante il giorno. 

Cosa faresti con quei 86.400€ giornalieri? 

Non li spenderesti forse fino all’ultimo centesimo? 

In realtà tu già disponi di un conto “bancario” simile: si chiama Tempo. 

Ogni giorno ti vengono accreditati 86.400 secondi. A mezzanotte in punto puoi considerare perso qualsiasi ammontare tu non abbia investito saggiamente durante la giornata. 

Non puoi andare in rosso e non puoi accumulare tempo. Non puoi chiedere anticipi o dilazioni di pagamento. Devi vivere nel presente. 

Investi quei 86.400 secondi in salute, felicità e successo. L’orologio non si ferma, va sempre avanti. Non sprecare questa giornata

Dal libro “Se solo fosse vero” di Marc Levy

La prospettiva economica applicata al tempo è la leva che utilizzo spesso per introdurre i corsi di formazione aziendale sul Time Management, perché permette di inquadrare la questione dell’organizzazione del tempo da un diverso punto di vista, più pratico e tangibile, mettendo per un momento in standby l’approccio emotivo.

Siamo abituat* a concepire il tempo come un divenire continuo, inafferrabile, ansiogeno, una risorsa ingovernabile: limitato, incontrollabile, irrecuperabile, invariabile. 

Se invece ci focalizziamo sulle nostre azioni e attività (che si collocano nel tempo), la percezione di poter gestire al meglio la nostra vita e le nostre attività professionali aumenta.

Le azioni sono infatti governabili, potenzialmente illimitate ma controllabili, recuperabili, variabili e quindi, imparare a gestire il tempo non è solo possibile ma, soprattutto, completamente in nostro potere: si tratta di sapere organizzare al meglio i vari task collocandoli in modo ottimale nel tempo a nostra disposizione.

Organizzare il tempo in modo efficace: dal fare al pianificare

Prima di procedere con la pianificazione dei tasks è indispensabile acquisire consapevolezza sulla situazione di partenza: attraverso un’attività di time tracking è possibile avere a disposizione informazioni corrette, acquisite tracciando sistematicamente il tempo impiegato per le singole attività.

Puoi procedere ad un’analisi della tua routine seguendo personalmente (o proponendo ai tuoi collaboratori) questi step:

  1. indica tutte le attività personali e professionali che svolgi nella tua settimana-tipo;
  2. per ciascuna indica il tempo stimato dedicato;
  3. per almeno una settimana monitora il tempo ogni volta in cui fai qualcosa e annota se c’è corrispondenza con la tua previsione o se noti degli “sfasamenti”, ad esempio: hai sovra/sotto stimato il tempo di qualche attività, oppure alcune le hai proprio dimenticate! Tieni traccia scritta di questa analisi.

Durante i progetti di formazione in azienda sottolineo spesso l’importanza della fase di  auto-valutazione e analisi, come punto di partenza indispensabile per mettere basi solide all’ organizzazione personale e, di conseguenza, a quella dei processi aziendali e dei flussi di lavoro tra le persone. 

Ad esempio, nel percorso di group coaching  che ho tenuto per il team femminile di SQS Italian Branch Milano, ho conosciuto Marta a cui ho proposto un’attività di time tracking delle singole azioni che svolgeva nella sua giornata di lavoro. 

Ci siamo focalizzate soprattutto sulle attività che comprendevano relazioni, telefonate e colloqui, alle quali non aveva mai dato la giusta importanza. 

Dopo poche settimane di lavoro insieme è passata dal considerare quel tempo come qualcosa di sprecato al comprendere che i momenti delle pause e quelli da dedicare alla relazione con gli altri fossero un investimento indispensabile anche per la sua produttività ed efficienza, oltre che per il suo benessere. 

Di seguito trovi la sua video testimonianza: Marta racconta come ha cambiato approccio rispetto ai suoi ritmi di lavoro guadagnandone in serenità e produttività.

Aumentare la produttività investendo sulla gestione del tempo

Ho seguito diversi studi professionali e piccole medie imprese con progetti di coaching e formazione aziendale in progetti personalizzati di sviluppo organizzativo. Con il titolare dell’ azienda OFFICINE PIKI s.r.l., ad esempio, abbiamo ideato un corso di formazione in una fase strategica di ristrutturazione e passaggio generazionale che ha coinvolto il personale suddiviso in gruppi, il titolare stesso in un percorso individuale ed infine la persona a cui ha deciso di delegare l’organizzazione della produzione, inizialmente impegnata esclusivamente sull’ufficio commerciale.

Nel video di seguito potrai ascoltare direttamente dalla voce di Davide i risultati che lui stesso ha personalmente ottenuto rispetto alla gestione dei suoi impegni e delle priorità.

Davide era il classico titolare di PMI che si occupava di tutto: dal macchinario rotto in officina alla valutazione degli ordini, allo sviluppo tecnico, alla strategia commerciale aziendale di medio-lungo periodo.

Quando abbiamo iniziato il percorso individuale a lui dedicato il primo passo è stato aiutarlo a definire le sue priorità, distinguendo il livello strategico da quello operativo ed aiutandolo ad organizzare un sistema per il passaggio del suo know how che lo aiutasse a liberare tempo.

In questo modo ha potuto finalmente dedicarsi allo sviluppo strategico per aumentare la produttività della sua azienda inserendo ad esempio nuovi macchinari 4.0 e dedicandosi alle fiere internazionali.

Vuoi saperne di più sui miei percorsi di SVILUPPO PROFESSIONALE e ORGANIZZATIVO?

Terminato il lavoro con Davide, ho poi accompagnato la sua collaboratrice Greta in un percorso di empowerment basato anzitutto sull’organizzazione.

La sua storia è un chiaro esempio di come aumentare la produttività del personale possa permettere all’imprenditore di liberare il suo tempo e di dedicarsi allo sviluppo dell’impresa.

Aiutare le persone ad organizzare il proprio tempo mettendo il focus sulla produttività è una bella sfida, che richiede la disponibilità a mettersi in discussione e a cambiare le proprie abitudini disfunzionali.

Dopo una prima resistenza iniziale nei confronti di un’esperienza mai provata prima, Greta ha attuato un vero e proprio passaggio di mindset che le ha permesso di accettare una proposta di crescita professionale che in passato non aveva voluto accettare per mancanza di coraggio.

La vita di Greta – al lavoro e non solo – si è, a quel punto, trasformata grazie a lei stessa ed alla sua volontà di prendere in mano la sua vita, le sue scelte assumendosi la completa responsabilità di cambiare.

Prima di cominciare a comprendere in che cosa consistesse realmente il mio lavoro, Greta era una di quelle persone scettiche, che non riusciva ad inquadrare in che modo, realmente, farsi accompagnare in un percorso di evoluzione professionale avrebbe potuto risolvere la confusione e lo stress quotidiani e l'”ansia” che, di conseguenza, si portava a casa.

Poi ha cominciato a mettere in dubbio i suoi dubbi e a credere che, tutto sommato, provarci non sarebbe costato nulla e che forse, pensandoci bene, avrebbe certamente guadagnato qualcosa in termini di efficacia al lavoro, se non proprio di serenità.

Nella video intervista Greta racconta come ha vissuto questa esperienza (dallo scetticismo iniziale all’entusiasmo finale) e i risultati concreti che ha ottenuto grazie al lavoro di coaching.

Greta si è trasformata da impiegata d’ufficio in una responsabile di produzione, riducendo le ore straordinarie e lo stress ed acquisendo consapevolezza delle sue capacità e maggior considerazione da parte di clienti, del titolare e dei collaboratori.

Gestire il tempo ai “tempi” dello smartworking

Prima del lavoro da remoto, dello smart working e delle modalità ibride era l’azienda a definire e cadenzare il tempo delle nostre vite: l’ora della sveglia, della pausa pranzo, della fine della giornata lavorativa. 

Da marzo 2020, quando molte persone si sono trovate costrette dal lockdown a lavorare da casa è emersa una diffusa incapacità nel gestire il proprio tempo ed organizzazione all’interno di una giornata più flessibile e non più scandita dai rituali come le code in auto, le andate e ritorno sui mezzi pubblici e così via.

Molte persone hanno faticato a trovare un equilibrio personale quando si sono trovate da sole alle prese con le lancette del proprio orologio.

È una sensazione che ben conosceva Barbara, impiegata contabile presso lo studio professionale Della Bella Servizi, che ho seguito in un percorso di coaching individuale .

La sua necessità era ridefinire nuove routine e sistemi di organizzazione del lavoro da casa, gestendo al contempo gli alti e bassi emotivi che la situazione contingente ed il cambiamento organizzativo verso il digitale avevano portato nella sua vita.

Durante il lavoro insieme, Barbara ha vinto la paura di cambiare ed ha imparato a cogliere lo smartworking come un’opportunità:

Anche nel progetto formativo aziendale sviluppato per SQS Italian Branch nel dicembre 2019, del quale ho già accennato in apertura, mi sono trovata a dover lavorare sull’organizzazione del tempo nel passaggio obbligato dal lavoro in ufficio a quello da remoto.

Il percorso inizialmente progettato per migliorare la comunicazione del team, il work-life balance, l’autonomia e l’organizzazione ha dovuto cambiare focus dirottando su questi temi quando ci siamo trovat* a fare i conti con le difficoltà e le incertezze della crisi pandemica. 

Facendo di necessità virtù, l’obiettivo del percorso formativo è diventato quello di imparare a mantenere alto il morale con le relazioni virtuali e di rendere efficiente ed efficace il lavoro anche da remoto.

Abbiamo quindi lavorato molto sul cambiamento individuale di ciascuna all’interno di un quadro di cambiamento generale che ha portato l’intero team di SQS Italian Branch allo smartworking forzato:

  • organizzazione mentale
  • organizzazione pratica
  • conciliazione spazi casa-lavoro 
  • organizzazione dell’agenda 

L’esperienza di questi percorsi dimostra che per manager e titolari di azienda non è più possibile prescindere da quello che è successo negli ultimi due anni e, nella gestione della propria organizzazione, non possono non tener conto che per molt* dipendenti il tempo ha acquisito una nuova importanza. 

Come mostra la Employer brand research di Randstad i* lavorator* sono infatti sempre più alla ricerca di un buon equilibrio tra vita lavorativa e privata e questo aspetto non deve essere sottovalutato nei percorsi di formazione professionale che le aziende intendono progettare.

Con l’aiuto della metafora economica e con la lente di ingrandimento puntata su questo nuovo valore acquisito dal tempo nelle vite di ognun* ho voluto proporre in questo articolo qualche spunto pratico e immediatamente applicabile nel time management della tua azienda. 

Riuscire ad approcciarsi al tempo senza vederlo come una risorsa che si auto-distrugge inesorabilmente ma come una dimensione da cui estrarre il potenziale delle persone e delle organizzazioni, aiuta leader e collaboratori a tenere a bada l’aspetto ansiogeno e a migliorare concretamente le due dimensioni complementari della produttività e del benessere.

La cattiva notizia è che il tempo vola. 

La buona notizia è che tu sei il pilota.

Michael Altshuler

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Verificheremo le necessità di upskilling e reskilling delle loro competenze trasversali per raggiungere i risultati professionali desiderati, nel rispetto del work-life balance.

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