La sfida del delegare nelle imprese artigiane: come condividere il sapere del titolare

Delegare è un’arte preziosa, che permette ai/alle titolari di micro, piccole e medie imprese di sviluppare i propri progetti su scala più ampia, liberandosi dal lavoro manuale, per dedicarsi maggiormente alla strategia di business.
Nelle imprese artigiane, in particolar modo, la delega è una sfida, in quanto il/la titolare è spesso il cuore e l’anima dell’attività. Le sue competenze, esperienze e conoscenze sono fondamentali per la qualità dei prodotti o dei servizi offerti ed è difficile per lui/lei condividere il suo “saper fare” con i propri dipendenti, per diverse ragioni sia di carattere psicologico che pratico.
Questo articolo intende aiutare imprenditori e imprenditrici a cogliere l’importanza che i processi di delega possono assumere nelle micro e PMI, fornendo suggerimenti su come implementarli efficacemente, grazie anche ad alcuni riferimenti pratici su progetti aziendali svolti.

SOMMARIO

• “Il datore di lavoro non può delegare”: come questa convinzione limitante e ancora diffusa ostacola lo sviluppo organizzativo 
• Cosa significa delegare e come farlo, affinché il processo di delega sia efficace 
• La delega come strumento di evoluzione delle persone e dell’impresa: il caso pratico di una piccola impresa artigiana

“Il datore di lavoro non può delegare”: come questa convinzione limitante e ancora diffusa ostacola lo sviluppo organizzativo 

“Ma come faccio a delegare? Nessuno sa fare il mio lavoro e perdo più tempo a spiegare che a farlo io!”

“Il datore di lavoro non può delegare: ho visto per anni come facevano i miei genitori in officina. Davano istruzioni e controllavano, se qualcuno continuava a sbagliare o non stava attento a quello che faceva, alzavano subito i toni per rimetterli in riga! Adesso ai dipendenti non si può più dire niente perché ti lasciano a piedi e quando vuoi metterti a spiegargli il lavoro ti ascoltano con sufficienza, non ti puoi fidare…”

Queste sono più o meno le obiezioni che mi trovo a gestire quando mi confronto con titolari di micro e PMI in occasione di meeting aziendali, riunioni o corsi di formazione e racconto loro quanto sia strategico saper “passare la palla” ad altri, che possano aiutarli nel loro sviluppo personale e imprenditoriale.

Mi guardano increduli e rispondono scettici, perché sono abituati a pensare alla fatica del delegare, alle sfide che questo processo comporta nel breve termine e non si soffermano invece sui vantaggi di medio e lungo periodo.

Si chiedono principalmente che bisogno ci sia di delegare, se tutto nella loro officina ha sempre funzionato bene. Si dimenticano però di considerare gli anni che passano, insieme alle energie che vengono meno, ed il tempo speso a risolvere problemi, che ha eroso ore ed ore di vita, preziose per la propria salute e famiglia.

Del resto, so che farsi accompagnare da una consulente in un’evoluzione come quella innescata dalla delega è anzitutto un atto di fiducia, che presuppone la capacità dell’imprenditore di mettersi in discussione per primo, nel superare l’idea che se “si è sempre fatto così!”, allora si possa continuare a farlo con successo, incuranti dei tempi che cambiano, e con essi i mercati, le persone, le modalità di lavoro. 

Cominciamo però da qui, per rassicurarti del fatto che conosco esattamente le preoccupazioni che ti trovi ad affrontare, se stai pensando di iniziare a delegare qualche attività per favorire lo sviluppo della tua organizzazione, ma non sai proprio da che parte cominciare. 

La cosa importante è che tu non ti senta solo, pensando che se per gli altri è facile per qualche motivo, per te invece delegare è impossibile!

Esistono infatti alcune sfide comuni che i titolari di micro e piccole imprese artigianali (e non solo) affrontano quando si orientano alla delega, e spesso sono accompagnate da un mix di emozioni negative.

1. Prima tra tutte la paura di perdere il controllo generale,
2. che si unisce spesso alla mancanza di fiducia nei dipendenti.
3. Il timore che delegando venga penalizzata la qualità del lavoro e di conseguenza dei prodotti (o servizi relativi).
4. Infine una sfida più operativa che riguarda la difficoltà nel non sapere come condividere con altri le competenze acquisite con anni e anni di esperienza sul campo.

Analizziamo ora alcune di queste resistenze, per capire come trasformarle in leve, ed iniziare a delegare efficacemente!

1- “MOLLARE” il CONTROLLO SENZA PERDERLO

Per quanto riguarda la paura di perdere il controllo, sfatiamo anzitutto un mito: delegare non vuol dire “scaricare il barile”, visto che comunque la responsabilità ultima continua a essere affidata a chi delega. Non vuol dire quindi eliminare le proprie responsabilità, ma adottare un modo diverso di esercitarle, attraverso una parziale condivisione. 

In questo modo il controllo è garantito ma non si esercita più in maniera coercitiva e punitiva, presupponendo l’assenza di fiducia o la negligenza del collaboratore, bensì attraverso il monitoraggio continuo e la richiesta di feedback.

FALSO MITO 2: delegare non è un atto di debolezza!

Smetti di pensare che delegando ridimensioni il tuo ruolo, anzi stai valorizzando le tue priorità e responsabilità. È un segno di crescita e di forza, come persona ed imprenditore.

Per delegare servono però: FIDUCIA, COMUNICAZIONE CHIARA, capacità di COORDINAMENTO. 

…Tutte abilità che di certo non si imparano in officina, ma per cui non serve necessariamente una laurea! 

Se hai bisogno di supporto, scrivimi a info@cristinapedretti.com per capire come posso aiutarti ad acquisirle.

2- COSTRUIRE UN CLIMA DI FIDUCIA RECIPROCA 

La fiducia è qualcosa che si costruisce con il tempo, e che il titolare deve anzitutto sollecitare dimostrandosi congruente, etico e rispettoso con i propri collaboratori e in generale nella gestione della sua attività. 

Non c’è nulla di più potente di un buon esempio per potenziare gli aspetti più ispirazionali della propria leadership! 

Certamente poi, per essere efficaci come guide della propria organizzazione, ispirare non basta: occorre anche saper gestire e indirizzare verso obiettivi comuni i propri collaboratori,  ma rispetto al tema “fiducia” la congruenza a mio avviso è responsabile dell’80% del risultato.

Oltre a dimostrarsi congruente nei loro riguardi e a fare in modo che i dipendenti si fidino di lui, il  titolare può iniziare a testare anche se la sua fiducia nei collaboratori è ben riposta, assegnando compiti inizialmente più semplici e monitorando i progressi.

Man mano che la fiducia cresce e i dipendenti dimostrano il loro impegno e capacità, aumentando il grado di autonomia, è possibile assegnare gradualmente maggiori responsabilità, passando quindi da una delega operativa ad una di responsabilità e in seguito, con il tempo, fare in modo che anche i propri collaboratori più fidati possano cominciare a delegare a loro volta.

Ad esempio, un produttore di mobili artigianali potrebbe iniziare assegnando a un apprendista il compito di preparare materiali o eseguire lavori meno complessi, come la finitura. Con il tempo, se l’apprendista dimostra competenza e dedizione, potrebbe essere autorizzato a lavorare su pezzi più elaborati, per passare, nel giro di qualche anno, a coordinare un gruppo di altri operai di minor esperienza. 

3- SALVAGUARDARE (e potenziare) LA QUALITÀ

Il timore di perdere il controllo sulla qualità dei prodotti può essere mitigato attraverso un processo di formazione accurato. Di questo parleremo più approfonditamente in uno dei paragrafi successivi, ma in questo caso specifico, il concetto è trasferire ai dipendenti, oltre che le procedure di lavorazione, anche le informazioni sugli standard attesi e i sistemi di auto-controllo della qualità di ogni singolo passaggio affinché ciascuno diventi responsabile del proprio lavoro, prima di passarlo alla supervisione altrui, e possa svolgerlo in modo eccellente. 

Questo approccio inoltre rende l’azienda più competitiva e pronta a rispondere meglio alle esigenze del mercato e ad eventuali richieste di conformità da parte dei clienti. 

4- DELEGARE CONDIVIDENDO IL KNOW-HOW

Una volta “si rubava il lavoro”, osservando i più anziani con attenzione e “fame” di imparare, oggi invece i dipendenti devono essere accompagnati ad acquisire competenze mediante training tecnici, aggiornamenti e apprendistati on the job.

Dunque non è corretto, in questo nuovo scenario, aspettarsi che i propri collaboratori capiscano da soli che cosa c’è da fare e lo facciano secondo le nostre intenzioni (magari anche quando non le esprimiamo o lo facciamo in modo confuso!): occorre strutturare per ogni collaboratore un vero e proprio processo di delega operativa, che vada di pari passo con un progetto di sviluppo delle competenze necessarie ad assumere quel ruolo.

Inoltre, la delega promuove lo sviluppo dei dipendenti. Consentire loro di assumersi responsabilità e di apprendere dal titolare, non solo li rende più competenti nel loro lavoro, ma li fa sentire valorizzati e parte integrante dell’azienda. La sensazione di essere coinvolti attivamente nel successo dell’azienda può aumentare la motivazione e l’attenzione ai dettagli, aspetti fondamentali nell’ambiente artigiano.

In sintesi, le sfide legate alla delega nelle imprese artigiane sono reali, ma superabili. La delega è infatti un processo aziendale cruciale per il successo a lungo termine di un’impresa, e quelle artigiane non sono escluse da questa logica. Senza la capacità di condividere il proprio sapere, il titolare può trovarsi sopraffatto dal lavoro e incapace di crescere. 

Ma cosa significa, in pratica, delegare? 

È possibile imparare a farlo anche per chi non ha competenze manageriali e si è “fatto da sé” osservando il lavoro in officina? 

…E come?

Un consiglio importante che mi sento di darti è questo: ad ogni step, sii clemente con te stesso quanto con i tuoi collaboratori. 

Metti in conto che appena comincerai a delegare ti sentirai a disagio, poiché ti stai muovendo fuori dalla tua zona di comfort, per intraprendere un percorso che non hai mai sperimentato prima. 

Lo stesso sarà per i tuoi collaboratori: abbi cura soprattutto in questa fase di mantenere con loro un dialogo aperto e dei feedback continui, per capire se c’è qualcosa che può essere migliorato nelle vostre comunicazioni, nelle istruzioni o nel lavoro svolto, e migliora continuamente il processo con i loro aiuto.

Implementare i processi di delega in azienda ti permetterà di 

• creare delle basi solide per lo sviluppo della tua organizzazione,
• liberando tempo per te per attività più strategiche o per il tuo equilibrio personale,
• facendo al contempo crescere la motivazione e le competenze del tuo team e
• rafforzando la fiducia reciproca e la partecipazione al progetto aziendale.

Spero che a questo punto tu abbia compreso che saper delegare correttamente è un passo cruciale per liberare il potenziale di crescita dell’azienda e costruire un futuro solido basato sul patrimonio di competenze e conoscenze del fondatore (che sia tu o uno dei tuoi predecessori).

Se però ancora non credi che compiere questo passaggio evolutivo sia possibile anche per te, ti consiglio di proseguire nella lettura, perché nel prossimo paragrafo ho riassunto la mia esperienza di collaborazione con un tuo “collega” imprenditore. Con pazienza e un metodo preciso, l’ho aiutato a superare la sfida della delega con successo, ed ora è pronto per rilanciare la sua azienda di famiglia verso una nuova fase di evoluzione.

La delega come strumento di evoluzione delle persone e dell’impresa: il caso pratico di una piccola impresa artigiana 

Ho cominciato a collaborare con Gianni* nel 2022: ci siamo conosciuti ad un corso online di formazione per imprenditori da me tenuto e dedicato proprio alla delega.

Gianni si era iscritto insieme a Maria Rossi, sua collaboratrice di fiducia, che da anni si occupa della gestione amministrativa dell’azienda insieme a Laura Bianchi, moglie e socia di Gianni.

La necessità di Gianni a quel tempo, era proprio quella di imparare a delegare, trasferendo il suo know-how ad un collaboratore di fiducia, che era stato individuato ed assunto da poco meno di un anno proprio con questo scopo, ma senza che il processo di delega fosse effettivamente stato avviato.

Non c’è bisogno di ripetere quali fossero stati gli ostacoli sulla strada di Gianni, nel periodo precedente al nostro incontro, perché corrispondono esattamente a quelli raccontati nei paragrafi precedenti, comuni a tanti imprenditori.

Terminato il corso, Gianni mi ha quindi contattata per verificare se potessi aiutarli a strutturare il processo di passaggio di consegne nella sua azienda, e quindi a portare a compimento quella visione che lui stesso aveva, ma che – dal punto di vista pratico – non sapeva come realizzare in modo efficace.

Ho quindi proposto al Mollificio MOL.MET* un progetto di coaching aziendale di gruppo, durante il quale avrei incontrato Gianni e i suoi collaboratori in azienda per verificare le dinamiche relazionali in essere, l’assetto organizzativo e quindi poter meglio intervenire a loro supporto.

Il percorso è iniziato nella primavera del 2022 e si è concluso verso fine anno, dopo qualche mese di interruzione estiva.

Durante la prima fase del lavoro insieme ho alternato alcuni momenti di coaching dedicati a GIanni e Laura, ad altri in cui colloquiavo individualmente o in gruppo le tre persone attive in ufficio.

Fin da subito ho notato che –  per preparare il terreno giusto al processo di delega – sarebbe stato anzitutto necessario intervenire sull’organizzazione personale del titolare e dei suoi collaboratori.

Abbiamo quindi lavorato sulla gestione delle agende, individualmente e poi “incrociandole”, per ricavare dei momenti di confronto ed allineamento tra Gianni e il team, sia quotidiani che settimanali.

In seconda battuta ci siamo concentrati sui processi di comunicazione interna ed esterna, verificando le caselle mail in uso e la destinazione dei vari messaggi.

Abbiamo quindi ottimizzato, grazie anche all’intermediazione di Laura e Maria, le modalità di confronto ed allineamento tra Gianni e Giulio, il collaboratore individuato per il passaggio di consegne. Nell’arco di qualche mese Giulio è stato formato sulla reportistica e gli sono stati assegnati la gestione degli ordini dei clienti e i rapporti con il personale in produzione. 

Nel monitorare i passaggi effettuati, abbiamo valutato insieme l’idea che Laura potesse fare da assistente di direzione per Gianni, per supportarlo nell’ottimizzazione di altri aspetti organizzativi e nel raccordo con il personale.

Nel 2023 abbiamo quindi proseguito con una nuova formula di consulenza, che alternava le sessioni individuali mensili con Laura, svolte online, a due incontri di gruppo in azienda verso la metà e la fine dell’anno, utili a raccogliere i feedback dei collaboratori e di Gianni.

Tra un incontro ed il successivo Laura riportava a Gianni, ed agiva in qualità di referente strategica ed operativa, per attuare in azienda quanto emerso durante gli incontri, al fine di migliorare ulteriormente i processi di delega e di gestione dell’azienda.

Grazie a questo lavoro intenso di confronto e messa a punto progressiva, al termine del 2023 Gianni ha ottenuto un buon livello di intesa e sinergia con Giulio, che ormai è diventato una figura di riferimento per i clienti e per il personale in produzione. 

Questo gli ha permesso di sollevarsi da alcuni compiti operativi e di dedicare le sue energie fisiche e mentali al rilancio dell’azienda, definendo un progetto di sviluppo per i prossimi anni che prevede l’acquisto di nuovi macchinari all’avanguardia e la riorganizzazione degli spazi fisici. 

E dato che “l’appetito vien delegando” (!!), Gianni e Laura sono ora pronti per una nuova sfida: il 2024 sarà orientato al coinvolgimento di tutto il personale aziendale nel progetto di rinnovamento. Gli scopi dei futuri interventi di consulenza e formazione saranno: ottimizzare i flussi di comunicazione tra ufficio e produzione e favorire l’acquisizione di responsabilità degli operativi sulla qualità del lavoro, con l’obiettivo di migliorare il clima aziendale e ridurre gli errori di produzione, contenendo i costi relativi. 

Sono certa che grazie al rinnovato entusiasmo per i risultati di questi due anni di lavoro, Gianni, Laura e il loro team non mancheranno di raggiungere anche i nuovi obiettivi che si sono prefissati!

*Il titolare mi ha gentilmente concesso la possibilità di raccontare il progetto nei dettagli, mantenendo tuttavia l’anonimato delle persone e dell’azienda. Pertanto i nomi presenti nel testo sono fittizi, sostituitivi di quelli reali.

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